Jak wystawić fakturę zaliczkową i końcową?

Wystawianie faktur online to dziś codzienność wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy realizują dłuższe projekty lub przyjmują płatności w ratach. W takich przypadkach niezbędne jest prawidłowe wystawienie faktury zaliczkowej, a następnie faktury końcowej. Jakie są różnice między tymi dokumentami, co powinny zawierać, i jak uniknąć najczęstszych błędów? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.

Czym jest faktura zaliczkowa i kiedy się ją wystawia?

Faktura zaliczkowa to dokument wystawiany przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru, potwierdzający otrzymanie części zapłaty (zaliczki) od kontrahenta. W praktyce oznacza to, że jeżeli klient wpłaca środki na poczet przyszłego świadczenia, przedsiębiorca jest zobowiązany udokumentować ten fakt, właśnie poprzez wystawienie faktury zaliczkowej.

Zazwyczaj faktura zaliczkowa występuje w branżach, w których realizacja zlecenia trwa dłużej niż jeden dzień lub wiąże się z wysokimi kosztami początkowymi – np. budownictwie, produkcji na zamówienie czy usługach doradczych. Obowiązek ten pojawia się również wtedy, gdy klient sam zażąda udokumentowania przekazanej zaliczki, nawet jeśli nie ma ona dużej wartości.

Obowiązek dokumentowania zaliczek

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki – a więc już wtedy należy wystawić fakturę. Przedsiębiorcy mają na to maksymalnie 15 dni od końca miesiąca, w którym środki zostały zaksięgowane, choć coraz częściej wykorzystuje się programy do wystawienia faktury, które automatyzują ten proces.

Ważne jest, aby faktura zaliczkowa dokładnie opisywała, czego dotyczy płatność – nawet jeśli towar lub usługa nie zostały jeszcze dostarczone. W przeciwnym razie mogą pojawić się problemy z prawidłowym rozliczeniem podatkowym.

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Wystawianie faktur online ułatwia poprawne wypełnienie wszystkich wymaganych pól, jednak warto wiedzieć, jakie elementy są niezbędne, by dokument był zgodny z przepisami. Faktura zaliczkowa różni się nieco od standardowej faktury sprzedażowej, głównie ze względu na to, że nie dokumentuje wykonania usługi, lecz sam fakt otrzymania środków pieniężnych.

Faktura zaliczkowa powinna jasno wskazywać, że dotyczy otrzymanej przedpłaty. Często zawiera także informację o planowanym terminie realizacji świadczenia oraz ewentualną wartość całego zamówienia – choć nie jest to obowiązkowe.

Obowiązkowe elementy

Prawidłowe wystawienie faktury zaliczkowej to nie tylko kwestia dobrej praktyki, ale obowiązek wynikający z przepisów prawa. Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, dokument ten musi zawierać konkretne, ściśle określone elementy, aby był uznany za ważny i spełniał wymagania urzędowe. Brak któregokolwiek z nich może skutkować koniecznością korekty lub, co gorsza, zakwestionowaniem odliczenia VAT przez organy podatkowe.

Dlatego warto znać te wymogi nie tylko w teorii, ale i w praktyce — zwłaszcza że faktury zaliczkowe często są wystawiane w pośpiechu, zaraz po otrzymaniu przedpłaty od klienta. 

Faktura zaliczkowa musi zawierać następujące elementy:

• datę wystawienia,
• numer faktury,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• opis towaru lub usługi,
• kwotę otrzymanej zaliczki brutto i netto,
• stawkę oraz kwotę podatku VAT,
• datę otrzymania zapłaty (jeśli różni się od daty wystawienia),
• wyraźne oznaczenie, że dokument dotyczy zaliczki.

Korzystając z funkcji, jakie oferuje dobry program do fakturowania, można zminimalizować ryzyko błędów. Systemy te zazwyczaj automatycznie uzupełniają podstawowe dane kontrahenta oraz pola dotyczące VAT, co przyspiesza cały proces i zapewnia zgodność z przepisami.

Czym różni się faktura końcowa od faktury zaliczkowej?

Faktura końcowa jest dokumentem podsumowującym całą transakcję i wystawiana jest po zakończeniu świadczenia usługi lub dostawy towaru. W przeciwieństwie do faktury zaliczkowej, nie dokumentuje ona otrzymania części zapłaty, lecz pełną wartość sprzedaży. Co istotne, faktura końcowa musi uwzględniać wszystkie wcześniej wystawione faktury zaliczkowe – zarówno pod względem wartości netto, VAT, jak i numeracji.

W praktyce oznacza to, że faktura końcowa do faktury zaliczkowej nie może powielać już zadeklarowanych kwot. Jej rolą jest natomiast rozliczenie pozostałej należności oraz formalne zakończenie transakcji. W przypadku, gdy cała wartość została pokryta zaliczkami, faktura końcowa będzie miała zerową wartość do zapłaty, ale mimo to jej wystawienie pozostaje obowiązkowe.

Kiedy wystawić fakturę końcową?

Fakturę końcową należy wystawić niezwłocznie po zrealizowaniu usługi lub dostarczeniu towaru, czyli w momencie powstania obowiązku podatkowego z tytułu wykonania świadczenia. Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca ma na to maksymalnie 15 dni od dnia zakończenia dostawy lub wykonania usługi.

Warto pamiętać, że niezależnie od liczby wcześniejszych zaliczek, wystawienie faktury końcowej jest obowiązkowe – nie może jej zastąpić ostatnia faktura zaliczkowa. Dlatego tak ważne jest, aby program do wystawienia faktury umożliwiał wygodne przypisanie wcześniejszych dokumentów i automatyczne rozliczenie całości transakcji.

Jak ująć wcześniej wystawione faktury zaliczkowe?

Faktura końcowa do zaliczki musi zawierać odniesienie do wszystkich wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych. Najczęściej stosuje się tu odpowiednią tabelę lub zestawienie, w którym wykazuje się numery, daty oraz wartości poszczególnych zaliczek (netto, VAT i brutto).

Dzięki temu możliwe jest prawidłowe ustalenie pozostałej kwoty do zapłaty oraz właściwe wyliczenie podatku VAT należnego z tytułu transakcji. Systemy do wystawiania faktur online ułatwiają to zadanie – automatycznie przypominając, które dokumenty powinny zostać uwzględnione w końcowym rozliczeniu.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur zaliczkowych i końcowych

Pomimo rosnącej popularności cyfrowych narzędzi księgowych, wielu przedsiębiorców nadal popełnia błędy przy rozliczaniu zaliczek i wystawianiu faktur końcowych. Problemy te mogą prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia VAT, a nawet do kontroli podatkowej.

Właściwe przygotowanie faktur zaliczkowych i końcowych wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również dokładności i spójności dokumentacji. Poniżej przedstawiamy najczęściej występujące błędy oraz sposoby, jak ich uniknąć.

Brak odniesienia do wcześniejszych faktur

Jednym z najczęstszych błędów jest nieuwzględnienie numerów i wartości wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych w fakturze końcowej. Taki dokument może zostać uznany za niekompletny, a organ podatkowy może zakwestionować rozliczenie VAT.

Aby uniknąć tego typu pomyłek, warto korzystać z programów do wystawienia faktury, które posiadają funkcję automatycznego przypisywania wcześniejszych dokumentów i generowania podsumowania zaliczek.

Nieprawidłowe rozliczenie kwoty końcowej

Często zdarza się, że przedsiębiorcy omyłkowo wpisują pełną wartość zamówienia jako należną do zapłaty, nie odejmując wartości wcześniej otrzymanych zaliczek. Skutkuje to podwójnym opodatkowaniem i błędnym saldem na fakturze końcowej.

Poprawne wystawienie faktury końcowej do faktury zaliczkowej polega na wykazaniu pełnej wartości transakcji, a następnie odjęciu wszystkich wcześniejszych płatności – z wyszczególnieniem ich kwot i numerów faktur.

Problemy z VAT

Błędy w stawkach VAT lub nieprawidłowe ujęcie podatku w fakturze końcowej są częstą przyczyną niezgodności deklaracji VAT. Przypisanie złej stawki podatkowej lub pominięcie kwot VAT w odniesieniu do zaliczek może prowadzić do korekt i sankcji.

Tutaj z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia online, które automatycznie przypisują stawki VAT i przeliczają należności, zmniejszając ryzyko błędów rachunkowych.

Faktura zaliczkowa i końcowa w KSeF – co warto wiedzieć?

Od momentu wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), sposób wystawiania dokumentów uległ istotnej zmianie. System ten wymusza większą przejrzystość i dokładność w dokumentowaniu transakcji, w tym zaliczek i faktur końcowych.

W przypadku faktur zaliczkowych i końcowych przesyłanych do KSeF, konieczne jest precyzyjne powiązanie tych dokumentów. Faktura końcowa do faktury zaliczkowej musi wskazywać numer(y) dokumentów zaliczkowych, które zostały wcześniej przesłane do systemu. Oznacza to, że ewentualne błędy lub niezgodności szybko zostaną wychwycone przez system.

Przy wystawianiu faktur zaliczkowych i końcowych warto korzystać z profesjonalnego programu do wystawiania faktur, który posiada integrację z KSeF. Takie rozwiązanie znacznie upraszcza proces generowania faktur zgodnych z nowym standardem oraz zapewnia ich automatyczne przesyłanie do systemu bez konieczności ręcznego wgrywania plików XML.