Przedawnienie faktury – po jakim czasie tracisz prawo do windykacji należności?

Każdy przedsiębiorca wystawiający faktury sprzedażowe musi liczyć się z tym, że nie wszystkie należności zostaną uregulowane w terminie. Czasem kontrahent opóźnia płatność z przyczyn finansowych, a czasem po prostu unika kontaktu. W takich przypadkach naturalnym krokiem jest windykacja, czyli próba odzyskania należnych pieniędzy na drodze polubownej lub sądowej. Jednak nie zawsze jest to możliwe – przepisy prawa przewidują tzw. przedawnienie faktury, które oznacza, że po upływie określonego czasu wierzyciel traci możliwość skutecznego dochodzenia swojej należności. Więcej o tym w poniższym artykule. 

Terminy przedawnienia faktur – kompletny przegląd dla różnych typów należności

Polskie prawo nie przewiduje jednego uniwersalnego terminu, który obejmowałby wszystkie należności. Termin przedawnienia faktur zależy od rodzaju zobowiązania oraz od statusu stron – inaczej liczy się przedawnienie należności między przedsiębiorcami, a inaczej w relacjach z konsumentami. Warto znać te różnice, aby uniknąć sytuacji, w której windykacja staje się nieskuteczna.

Najczęściej spotykanym przypadkiem jest przedawnienie należności z faktury wystawionej pomiędzy przedsiębiorcami. W takim przypadku obowiązuje trzyletni termin przedawnienia, liczony od dnia, w którym dana płatność powinna zostać uregulowana. Jeżeli faktura dotyczy usług związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (np. dostawy towarów, transport, usługi marketingowe), również stosuje się ten sam trzyletni okres. Natomiast w przypadku faktur wystawionych na rzecz konsumenta, ogólny termin przedawnienia wynosi sześć lat, choć w wielu sytuacjach obowiązują krótsze okresy, np. dwa lata dla roszczeń z tytułu sprzedaży detalicznej.

Znajomość tych zasad jest szczególnie istotna dla firm, które wystawiają dużą liczbę faktur miesięcznie. W takich przypadkach kontrola terminów staje się wyzwaniem, dlatego warto korzystać z nowoczesnych narzędzi. Dobrym rozwiązaniem jest program do wystawiania faktur online, który pozwala nie tylko generować dokumenty, ale także monitorować status płatności i wysyłać przypomnienia kontrahentom. Takie funkcjonalności znacząco zmniejszają ryzyko przeoczenia upływu terminu przedawnienia.

Kiedy zaczyna się bieg przedawnienia faktury – kluczowe momenty prawne

Aby prawidłowo ustalić, jak liczyć termin przedawnienia faktury, należy w pierwszej kolejności określić moment, w którym dana należność staje się wymagalna. Zazwyczaj jest to dzień wskazany na fakturze jako termin płatności. Od następnego dnia zaczyna biec okres przedawnienia. Przykładowo – jeśli termin zapłaty został wyznaczony na 15 maja 2023 r., to bieg przedawnienia rozpoczyna się 16 maja 2023 r.

Warto jednak pamiętać, że nie w każdej sytuacji początek biegu przedawnienia jest tak oczywisty. W przypadku umów o świadczenie usług długoterminowych (np. najem, abonament, serwisowanie), termin może być liczony od zakończenia okresu rozliczeniowego. W przypadku roszczeń cywilnoprawnych termin może również rozpocząć się od momentu, w którym wierzyciel dowiedział się o istnieniu roszczenia. Dlatego dla bezpieczeństwa warto przeanalizować każdy przypadek osobno, a w razie wątpliwości skorzystać z porady prawnika.

Dla przedsiębiorców szczególnie istotne jest to, że samo wystawienie faktury nie zawsze jest równoznaczne z początkiem biegu przedawnienia. To termin płatności – a nie data wystawienia dokumentu – decyduje o tym, kiedy rozpoczyna się odliczanie. Zrozumienie tej różnicy pozwala uniknąć błędów w planowaniu windykacji i skuteczniej chronić swoje należności.

Jak sprawdzić status przedawnienia swojej faktury – praktyczne metody kontroli

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy ich niezapłacona faktura stała już objęta przedawnieniem, czy też wciąż istnieje możliwość dochodzenia zapłaty. Podstawową metodą jest dokładne sprawdzenie daty wystawienia dokumentu oraz terminu płatności. Następnie należy zastosować odpowiedni okres przedawnienia, zależny od charakteru należności (np. 3 lata między przedsiębiorcami).

W praktyce jednak prowadzenie ręcznych wyliczeń dla wielu faktur może być kłopotliwe. Dlatego coraz więcej firm korzysta z narzędzi, które automatyzują kontrolę terminów. Profesjonalny program do wystawiania faktur online generuje dokumenty, a także zapisuje wszystkie dane dotyczące terminu płatności, historii przypomnień oraz ewentualnych not odsetkowych. Dzięki temu przedsiębiorca może w dowolnym momencie sprawdzić, czy dana należność wciąż może być dochodzona.

Dodatkowo, warto wprowadzić wewnętrzne procedury monitoringu należności – np. comiesięczne raporty o fakturach przeterminowanych. To nie tylko ułatwia zarządzanie płynnością finansową firmy, ale także pozwala uniknąć sytuacji, w której dłużnik powoła się na przedawnienie i całkowicie uniemożliwi odzyskanie środków.

Przedawnienie przerwane vs. zawieszone – różnice które mogą uratować twoją należność

W polskim prawie wyróżnia się dwie sytuacje, które wpływają na termin przedawnienia faktur – przerwanie oraz zawieszenie biegu przedawnienia. Dla wierzyciela znajomość tych mechanizmów może okazać się kluczowa, ponieważ pozwala wydłużyć czas na skuteczne dochodzenie należności.

Przedawnienie przerwane 

Przerwanie biegu przedawnienia oznacza, że wcześniejszy czas liczenia zostaje całkowicie anulowany i po ustaniu przyczyny biegnie ono od nowa. Do przerwania dochodzi m.in. wtedy, gdy wierzyciel wnosi pozew do sądu, składa wniosek o mediację lub uzyska uznanie długu przez dłużnika. W praktyce daje to przedsiębiorcy dodatkową szansę na odzyskanie pieniędzy, nawet jeśli pierwotny termin był już bliski upływu.

Przedawnienie zawieszone

Zawieszenie biegu przedawnienia działa inaczej – w tym przypadku czas zostaje zatrzymany na określony okres, ale po ustaniu przeszkody liczenie kontynuuje się od miejsca, w którym zostało zatrzymane. Do zawieszenia może dojść np. w sytuacji siły wyższej uniemożliwiającej wniesienie pozwu albo w trakcie trwania postępowania upadłościowego dłużnika. Dzięki temu wierzyciel zyskuje dodatkowy bufor czasowy, ale nie jest to równoznaczne z „wyzerowaniem” wcześniejszego okresu.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu terminami przedawnienia faktur

Mimo że przepisy dotyczące przedawnienia są jasno określone, w praktyce przedsiębiorcy często popełniają błędy, które skutkują utratą możliwości windykacji. 

Brak monitorowania płatności 

Najczęstszym problemem jest brak systematycznego monitorowania płatności. Firmy, które nie kontrolują regularnie, czy kontrahenci płacą na czas, łatwo mogą przegapić moment, w którym niezapłaconą fakturę przedawnienie już objęło.

Niepoprawne obliczanie terminu płatności 

Drugim powszechnym błędem jest błędne liczenie terminów. Część przedsiębiorców rozpoczyna odliczanie od daty wystawienia faktury, zamiast od dnia wymagalności płatności. Inni nie wiedzą, że działania takie jak uznanie długu czy złożenie pozwu mogą skutecznie przerwać bieg przedawnienia. Takie niedopatrzenia często wynikają z braku wiedzy prawnej lub chaotycznego zarządzania dokumentacją księgową.

Unikanie windykacji 

Wreszcie, dużym błędem jest odkładanie działań windykacyjnych na ostatnią chwilę. Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że kontrahent „prędzej czy później zapłaci”, a wezwanie do zapłaty czy pozew do sądu to ostateczność. Niestety, takie podejście często kończy się utratą należności. Aby tego uniknąć, warto wdrożyć w firmie procesy, które automatyzują kontrolę płatności – np. poprzez program do wystawiania faktur online z funkcją przypomnień o zaległościach i monitoringu przedawnienia.

Konsekwencje podatkowe przedawnienia należności

Przedawnienie faktury to nie tylko problem związany z utratą możliwości dochodzenia roszczenia na drodze prawnej. Ma ono również wymiar podatkowy, który przedsiębiorca musi uwzględnić w swojej księgowości. Przedawnione należności nie mogą bowiem pozostawać w ewidencji bez końca – przepisy nakazują ich odpowiednie ujęcie.

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, przedawnione należności stanowią koszt podatkowy w momencie, gdy przedsiębiorca dokona ich odpisu. Oznacza to, że kwotę nieściągalnej wierzytelności można ująć w kosztach uzyskania przychodów, co obniża podstawę opodatkowania. Warunkiem jest jednak właściwe udokumentowanie faktu przedawnienia – najczęściej poprzez zestawienie faktur, potwierdzenie dat ich wymagalności oraz dowód, że termin przedawnienia zapłaty za fakturę już upłynął.

Dodatkowo warto pamiętać, że jeśli przedsiębiorca naliczył VAT od faktury, a należność nie została uregulowana i uległa przedawnieniu, może mieć możliwość skorzystania z tzw. „ulgi na złe długi” – czyli korekty VAT należnego. To kolejny powód, dla którego monitorowanie przedawnienia nie powinno być traktowane jedynie jako kwestia prawna, ale również jako element świadomego zarządzania finansami firmy.