Faktura VAT – jak poprawnie wystawić?

Wystawianie faktur VAT nie musi być skomplikowane. Dzięki profesjonalnemu systemowi zrobisz to szybko i bez błędów. W poniższym artykule przedstawimy Ci krok po kroku, jak wystawić fakturę VAT w programie Tax Bit. Dowiesz się, jakie elementy musi zawierać faktura sprzedaży, jak dodać dane kontrahenta oraz jak wysłać dokument do klienta. Sprawdź, jak w kilka minut wystawić fakturę online i usprawnić swoje rozliczenia!

Jak wystawić fakturę VAT w systemie Tax Bit?

Aby wystawić fakturę VAT w systemie Tax Bit, najpierw zaloguj się do platformy. Następnie w lewym bocznym menu rozwiń zakładkę „Sprzedaż” i wybierz opcję „Faktury”. W nowym oknie najedź kursorem na przycisk „Wystaw fakturę” znajdujący się w prawym górnym rogu, a następnie wybierz odpowiedni rodzaj faktury: Faktura, Faktura Proforma, Faktura Korekta, Faktura Zaliczkowa lub Faktura Końcowa.

Po wybraniu właściwego dokumentu system wyświetli formularz, w którym należy uzupełnić wszystkie wymagane pola, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, lista produktów lub usług oraz stawki VAT. W kolejnych krokach przeprowadzimy Cię przez cały proces wystawiania klasycznej faktury.

Krok 1: Uzupełnienie podstawowych informacji na fakturze

Po wybraniu odpowiedniego rodzaju faktury pierwszym krokiem jest uzupełnienie danych nabywcy i odbiorcy. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

• Wybór z listy – jeśli klient był już wcześniej dodany do katalogu kontrahentów, wystarczy wybrać go z rozwijanej listy, a dane zostaną automatycznie uzupełnione.
• Dodanie nowego nabywcy – jeśli wystawiasz fakturę dla nowego klienta, wpisz jego numer NIP, a system pobierze dane z bazy GUS (jeśli są dostępne). Możesz również ręcznie uzupełnić nazwę firmy, adres i inne podstawowe informacje.

Po dodaniu danych nabywcy sprawdź ich poprawność – błędy mogą skutkować koniecznością wystawienia korekty faktury w przyszłości.

Po dodaniu danych nabywcy należy uzupełnić podstawowe informacje dotyczące faktury. W formularzu znajdziesz pola takie jak:

• Miejsce wystawienia – wpisz miejscowość, w której dokument jest wystawiany.
• Data wystawienia – domyślnie ustawiona na dzień bieżący, ale można ją zmienić.
• Data sprzedaży – określa moment wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Może być taka sama jak data wystawienia lub wcześniejsza.
• Sposób płatności – do wyboru są opcje takie jak przelew, gotówka, karta, czy inne metody.
• Termin płatności – określ, do kiedy klient powinien uregulować należność (np. 7, 14 lub 30 dni).
• Waluta – domyślnie ustawiona jest PLN, ale możesz zmienić ją na inną, jeśli faktura jest wystawiana w obcej walucie.
• Język faktury – jeśli wystawiasz dokument dla zagranicznego kontrahenta, możesz wybrać język angielski.

Większość z tych pól ma domyślne ustawienia, które można dostosować według potrzeb. Po sprawdzeniu poprawności danych przejdź do kolejnego kroku.

Dodatkowe opcje – odwrotne obciążenie i mechanizm podzielonej płatności (MPP)

Na tym etapie możesz również zaznaczyć dodatkowe opcje, jeśli mają zastosowanie:

• Odwrotne obciążenie – stosowane w przypadku transakcji, w których to nabywca, a nie sprzedawca, jest zobowiązany do rozliczenia podatku VAT. Opcja ta dotyczy m.in. sprzedaży niektórych towarów i usług zgodnie z obowiązującymi przepisami.

• Mechanizm podzielonej płatności (MPP) – obowiązkowy dla transakcji powyżej 15 000 zł brutto, jeśli faktura dotyczy towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Po zaznaczeniu tej opcji faktura będzie zawierać oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”.

Krok 2: Dodanie pozycji na fakturze (towary/usługi)

Po uzupełnieniu podstawowych informacji o fakturze należy dodać pozycje dotyczące sprzedawanych towarów lub usług. Można to zrobić na dwa sposoby:

• Wybór z katalogu – jeśli produkt lub usługa zostały wcześniej zapisane w katalogu, wystarczy je wybrać z listy. System automatycznie uzupełni wszystkie pola, takie jak cena, stawka VAT czy jednostka miary.
• Ręczne wpisanie pozycji – jeśli sprzedajesz nowy produkt lub usługę, których nie ma jeszcze w katalogu, musisz wprowadzić dane ręcznie.

W przypadku ręcznego dodawania pozycji należy uzupełnić pola: 

• Nazwa – wpisz nazwę produktu lub usługi, np. „Usługa konsultingowa” lub „Laptop HP”.
• Rodzaj – wybierz, czy dodajesz produkt czy usługę.
• Grupa produktów – jeśli prowadzisz katalog produktów, możesz przypisać dany produkt do konkretnej grupy, np. „Elektronika” czy „Usługi doradcze”.
• Kod – unikalny kod produktu lub usługi, który pozwala na szybszą identyfikację w systemie.
• Jednostka miary – określ jednostkę, np. sztuka, kilogram, godzina.
• Stawka VAT – wybierz odpowiednią stawkę podatku VAT (np. 23%, 8%, 5%, 0% lub zwolnione).
• Stawka VAT (zakup) – określ, jaka stawka VAT obowiązywała przy zakupie danego towaru/usługi.
• Cena netto – wpisz cenę sprzedaży bez VAT.
• Cena netto (zakup) – podaj cenę netto, po jakiej nabyłeś dany produkt lub usługę.
• Cena brutto – wpisz cenę sprzedaży z VAT (jeśli wybrałeś wyliczenie od brutto, podatek zostanie obliczony automatycznie).
• Cena brutto (zakup) – cena zakupu towaru/usługi z uwzględnieniem VAT.
• Waga – jeśli sprzedajesz produkty ważone, podaj ich wagę.
• Numer referencyjny – opcjonalne pole do wpisania wewnętrznego numeru produktu.
• PKWiU – Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług, wymagana przy sprzedaży zwolnionej z VAT.
• GTU – kod GTU dla raportowania JPK (np. GTU_12 dla elektroniki).
• Kod kreskowy – jeśli produkt posiada kod kreskowy, możesz go tutaj wpisać.

Po wprowadzeniu tych danych wartości netto, brutto oraz VAT zostaną obliczone i uzupełnione automatycznie. Następnie możesz dodać kolejne pozycje lub przejść do podsumowania faktury.

Dodanie nowej pozycji faktury

Aby dodać nową pozycję na fakturze, kliknij przycisk „DODAJ POZYCJĘ”. Dzięki temu otworzy się formularz, w którym możesz wprowadzić wszystkie szczegóły dotyczące produktu lub usługi, jak opisano wcześniej.

Jeśli podczas wypełniania faktury dodasz niepotrzebny wiersz, możesz go łatwo usunąć. W tym celu wystarczy kliknąć na ikonę „kosza” znajdującą się na końcu wiersza. 

Krok 3: Uzupełnienie szczegółów dotyczących płatności

W tym kroku należy uzupełnić wszystkie niezbędne dane związane z płatnością za fakturę.

Na ekranie znajdują się pola, takie jak:

• Rachunek bankowy – wybierz rachunek, na który klient powinien dokonać płatności.
• Rachunek bankowy VAT – jeżeli faktura dotyczy transakcji objętych mechanizmem podzielonej płatności, należy podać oddzielny rachunek bankowy do płatności VAT.
• Odbiorca – upewnij się, że dane odbiorcy płatności są prawidłowe.
• Wystawiający – dane osoby lub firmy wystawiającej fakturę, które powinny być już uzupełnione automatycznie.
• Uwagi na fakturze – opcjonalne pole, w którym możesz wpisać dodatkowe informacje widoczne na fakturze, np. „Dziękujemy za współpracę”.
• Uwagi do faktury niedrukowane – opcjonalne pole, które pozwala na dodanie wewnętrznych uwag, które nie pojawią się na wydrukowanej fakturze, ale mogą być pomocne przy jej obsłudze lub rozliczeniach.

Krok 4: Kontrola i zapisanie faktury

Dokładnie sprawdź, czy wszystkie informacje są poprawne, w tym dane nabywcy, pozycje na fakturze, stawki VAT, ceny oraz szczegóły dotyczące płatności.

Jeśli wszystko się zgadza, kliknij przycisk „Zapisz”, aby zapisać fakturę w systemie. Możesz teraz przejść do wysłania faktury do klienta lub edytować dokument w razie potrzeby.

Krok 5: Edycja / wysyłka faktury do klienta

Po zapisaniu faktury system przeniesie Cię do panelu z fakturami, gdzie wszystkie zapisane dokumenty będą widoczne w kolejności ich dodania – najnowsze faktury znajdują się na samej górze.

W tym panelu możesz zaznaczyć konkretne faktury, aby przypisać im odpowiedni status (np. zapłacona, nieopłacona) lub wydrukować je, ewentualnie pobrać w formacie PDF.

Aby przejść do szczegółów faktury i skorzystać z dodatkowych opcji, wystarczy kliknąć na wyróżniony na niebiesko numer faktury. Dzięki temu otworzy się pełny podgląd dokumentu, a Ty będziesz miał możliwość wprowadzenia ewentualnych zmian lub przesłania faktury bezpośrednio do klienta.

Na tym etapie masz możliwość:

• edytowania dokumentu – wprowadzenia zmian w fakturze,
• usunięcia dokumentu – całkowitego usunięcia faktury,
• wystawienia korekty – wystawienia faktury korygującej,
• sklonowania faktury – utworzenia kopii faktury,
• wydrukowania dokumentu w PDF – pobrania faktury w formacie PDF,
• wysłania dokumentu – wysłania faktury mailem do klienta, przypomnienia o płatności lub podziękowania za dokonanie płatności,
• uaktualnienia statusu płatności – dodania płatności lub oznaczenia faktury jako opłaconej w całości.

Dlaczego warto korzystać z Tax Bit?

Wystawianie faktur VAT w systemie Tax Bit jest szybkie, wygodne i intuicyjne, a dzięki kilku prostym krokom możesz wystawić profesjonalną fakturę online w kilka minut. Program do fakturowania Tax Bit pozwala na łatwe dodawanie danych nabywcy, produktów lub usług, a także szczegółów dotyczących płatności. Wszystkie te elementy można wprowadzić ekspresowo, korzystając z opcji automatycznego uzupełniania, co zapewnia oszczędność czasu i zmniejsza ryzyko błędów.

System umożliwia elastyczne zarządzanie fakturami, oferując szereg dodatkowych opcji, takich jak wystawienie faktury korygującej, sklonowanie dokumentu, wystawienie proformy, a także automatyczne generowanie PDF i wysyłanie faktur mailem. Ponadto, łatwo możesz zaktualizować status płatności, co sprawia, że cały proces jest maksymalnie zoptymalizowany i przejrzysty.