Fakturowanie w działalności nierejestrowanej – co warto wiedzieć?

Coraz więcej osób decyduje się na działalność nierejestrowaną jako sposób na legalne dorabianie do etatu czy emerytury. Ten model daje możliwość testowania pomysłów biznesowych bez konieczności zakładania firmy. Jednak w praktyce pojawia się wiele pytań: czy można wystawić fakturę bez firmy, jak wygląda faktura z działalności nierejestrowanej i czy potrzebny jest do tego specjalny program do fakturowania? W tym artykule wyjaśniamy wszystkie wątpliwości krok po kroku.

Czym jest działalność nierejestrowana?

Działalność nierejestrowana to forma aktywności zarobkowej, która nie wymaga zakładania firmy w CEIDG ani rejestracji działalności gospodarczej. Umożliwia ona legalne świadczenie usług lub sprzedaż towarów na niewielką skalę, pod warunkiem, że przychody nie przekroczą określonego limitu. To rozwiązanie szczególnie popularne wśród studentów, osób pracujących na etacie czy emerytów, którzy chcą dodatkowo zarabiać bez nadmiernych formalności.

Podstawową zaletą tej formy jest prostota – nie trzeba prowadzić pełnej księgowości, odprowadzać składek ZUS ani zatrudniać księgowego. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą przestrzegać obowiązujących przepisów podatkowych, a także odpowiednio dokumentować sprzedaż.

Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?

Działalność nierejestrowaną może prowadzić każda osoba fizyczna, która w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziła zarejestrowanej działalności gospodarczej. To idealne rozwiązanie dla osób testujących swój pomysł biznesowy lub chcących dodatkowo zarobić na pasji – np. rękodziele, korepetycjach czy usługach drobnych.

Nie ma znaczenia, czy dana osoba pracuje już na etacie czy pobiera świadczenia – działalność nierejestrowana może być dodatkowym źródłem dochodu. Trzeba jednak pamiętać, że odpowiedzialność za zobowiązania ponosi się całym swoim majątkiem, dlatego warto zachować ostrożność przy większych zleceniach.

Limit przychodów w 2025 roku

Limit przychodów w działalności nierejestrowanej jest ściśle określony przez ustawę i powiązany z wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę. Obecnie (2025 r.) miesięczny limit wynosi 3499,50 zł brutto. Kwota ta odpowiada 75% minimalnej pensji krajowej, która od stycznia 2025 r. wynosi 4666 zł brutto.

Oznacza to, że prowadząc działalność nierejestrowaną, możesz uzyskać przychód do 3499,50 zł miesięcznie. Przekroczenie tego limitu w którymkolwiek miesiącu skutkuje obowiązkiem zarejestrowania firmy w CEIDG i rozpoczęcia działalności gospodarczej na zasadach ogólnych. Warto podkreślić, że limit dotyczy przychodu, a więc pełnej wartości sprzedaży towarów lub usług – bez możliwości odliczenia poniesionych kosztów.

Czy w działalności nierejestrowanej należy wystawiać faktury?

W działalności nierejestrowanej nie masz obowiązku automatycznie wystawiać faktury do każdej sprzedaży. Masz jednak obowiązek wystawić fakturę na żądanie klienta — jeśli żądanie zostanie zgłoszone w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano całość albo część zapłaty. Tak stanowi art. 106b ustawy o VAT; zasada dotyczy także podatników korzystających ze zwolnienia z VAT. 

W praktyce, wystawia się fakturę bez VAT (ze wskazaniem podstawy zwolnienia), ponieważ działalność nierejestrowana z reguły korzysta ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. Jeśli jednak z mocy przepisów musisz rozliczać VAT albo dobrowolnie zarejestrujesz się jako podatnik VAT, wystawiasz zwykłą fakturę z wykazaną stawką i kwotą podatku. 

Jak wystawić fakturę bez firmy?

Choć działalność nierejestrowana nie jest formalnie zarejestrowaną działalnością gospodarczą, przepisy dopuszczają możliwość wystawienia faktury. Taki dokument różni się od standardowej faktury przedsiębiorcy głównie zakresem danych, wciąż jednak musi spełniać wymagania określone w ustawie o VAT, aby nabywca (np. firma) mógł go zaksięgować w kosztach.

W praktyce najwygodniej korzystać z dedykowanych narzędzi online, które ułatwiają generowanie dokumentów zgodnych z prawem. Dobrym rozwiązaniem jest nasz program do fakturowania TaxBit, który pozwala osobom prowadzącym działalność nierejestrowaną wystawiać faktury bez VAT, przechowywać je w chmurze oraz prowadzić prostą ewidencję przychodów. Dzięki temu nie trzeba martwić się o poprawność formalną dokumentów czy ręczną numerację faktur – system zrobi to automatycznie i uporządkuje całą dokumentację sprzedaży.

Jakie dane powinna zawierać faktura?

Faktura wystawiana w działalności nierejestrowanej, mimo że pochodzi od osoby fizycznej nieprowadzącej firmy, musi spełniać wszystkie wymogi formalne określone w przepisach. Podstawą jest wskazanie daty wystawienia oraz kolejnego numeru dokumentu – numeracja powinna być uporządkowana i prowadzona w sposób ciągły, tak aby w razie kontroli można było łatwo prześledzić wszystkie transakcje.

Kolejnym ważnym elementem są dane sprzedawcy i nabywcy. W przypadku osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną sprzedawca podaje imię, nazwisko oraz adres zamieszkania, natomiast nabywca – pełną nazwę firmy, jej adres i numer NIP, jeśli jest przedsiębiorcą. W dalszej części dokumentu należy umieścić szczegółowy opis sprzedawanego towaru lub usługi, podać ilość, cenę jednostkową, a następnie wartość całkowitą.

W fakturze powinna znaleźć się także informacja o wartości netto oraz kwocie brutto do zapłaty, a w przypadku działalności nierejestrowanej zwykle dodaje się adnotację „zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT”. Dzięki temu dokument staje się pełnoprawną fakturą, którą kontrahent może wykorzystać w swojej księgowości.

Czy potrzebny jest NIP przy wystawianiu faktury?

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie musi posiadać numeru NIP, aby wystawić fakturę. Wystarczające jest podanie imienia, nazwiska oraz adresu zamieszkania, ponieważ to właśnie te dane identyfikują sprzedawcę. Co ważne, działalność nierejestrowana w większości przypadków korzysta ze zwolnienia z podatku VAT, dlatego na fakturze zazwyczaj pojawia się adnotacja „zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT”.

Inaczej wygląda sytuacja po stronie nabywcy. Jeśli kupującym jest osoba fizyczna, jego dane osobowe i adres są wystarczające. Jeżeli natomiast klientem jest przedsiębiorca, konieczne jest umieszczenie na fakturze numeru NIP firmy – w przeciwnym razie dokument nie zostanie uznany za pełnoprawną fakturę księgową. Brak NIP-u sprzedawcy nie jest przeszkodą, natomiast brak NIP-u nabywcy będącego przedsiębiorcą uniemożliwi mu rozliczenie wydatku w kosztach.

Dokumentowanie sprzedaży bez działalności gospodarczej

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mają obowiązek dokumentować swoje przychody, choć nie jest to tak skomplikowane jak w przypadku firm. Wystarczy prowadzić prostą ewidencję sprzedaży, w której zapisuje się datę transakcji, numer dokumentu, dane nabywcy oraz kwotę uzyskanego przychodu. Takie zestawienie pozwala nie tylko na zachowanie porządku w rozliczeniach, ale przede wszystkim umożliwia bieżącą kontrolę, czy nie został przekroczony miesięczny limit przychodów uprawniający do korzystania z tej formy działalności.

Kluczowe znaczenie ma także przechowywanie kopii wystawionych faktur i rachunków. W przypadku ewentualnej kontroli skarbowej stanowią one dowód prawidłowego dokumentowania sprzedaży. Dobrą praktyką jest więc gromadzenie dokumentów w jednym miejscu i dbanie o ich przejrzystość.

Program do faktur dla działalności nierejestrowanej

Wystawianie dokumentów sprzedaży ręcznie jest możliwe, ale czasochłonne i podatne na błędy. W zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej dużym ułatwieniem jest program do fakturowania stworzony z myślą o osobach prowadzących działalność nierejestrowaną. 

TaxBit pozwala w prosty sposób wystawiać faktury bez VAT, automatycznie prowadzi ewidencję przychodów i archiwizuje wszystkie dokumenty w bezpiecznej chmurze. Dzięki temu użytkownik nie musi martwić się o ręczne zapisy, ryzyko pomyłek czy utratę danych. Program podpowiada również, jak numerować dokumenty i generować zestawienia, co znacznie ułatwia przygotowanie się do rozliczenia rocznego PIT.

Co więcej, program nie wymaga instalacji na komputerze. Wystarczy przeglądarka internetowa, aby przygotować profesjonalny dokument i wysłać go klientowi w formie PDF. Takie rozwiązania są wygodne i pozwalają na uporządkowaną archiwizację faktur.

Obowiązki podatkowe i dokumentacja

Prowadzenie działalności nierejestrowanej nie zwalnia z obowiązków podatkowych. Osiągnięte przychody należy wykazać w rocznym zeznaniu PIT-36 jako przychody z tzw. „innych źródeł”. Nie odprowadza się składek ZUS, ale podatek dochodowy trzeba rozliczyć zgodnie z obowiązującymi stawkami.

Warto też pamiętać, że jeśli świadczone usługi lub sprzedawane towary podlegają opodatkowaniu VAT, może pojawić się obowiązek rejestracji jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Dlatego dobrze jest na bieżąco sprawdzać przepisy dotyczące swojej branży.

Najczęstsze pytania

Czy można wystawić fakturę bez firmy?

Tak, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną może wystawić fakturę, używając swoich danych osobowych – imienia, nazwiska i adresu zamieszkania.

Kiedy należy wystawić fakturę?

Fakturę należy wystawić tylko na żądanie klienta, zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar.

Czy faktura powinna zawierać VAT?

Nie – działalność nierejestrowana jest zwolniona z VAT, więc faktura wystawiana jest bez VAT z adnotacją o podstawie zwolnienia.

Czy mogę wystawić fakturę bez NIP-u?

Tak, sprzedawca nie potrzebuje NIP-u. Jeśli nabywcą jest firma, jej NIP musi znaleźć się na fakturze, aby mogła ją ująć w kosztach.

Jak dokumentować sprzedaż bez działalności gospodarczej?

Wystarczy prowadzić prostą ewidencję przychodów, zapisując datę, numer dokumentu, kwotę i rodzaj transakcji. Kopie faktur i rachunków należy przechowywać. 

Jaki program ułatwia wystawianie faktur?

Dobrym rozwiązaniem jest program do fakturowania TaxBit, który automatycznie generuje faktury bez VAT, prowadzi ewidencję przychodów i archiwizuje dokumenty w chmurze.