Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Własna firma to marzenie wielu osób, które chcą przejść na swoje i samodzielnie zarządzać swoją karierą zawodową. Jedną z najprostszych form prowadzenia biznesu w Polsce jest jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG). Jej założenie jest stosunkowo łatwe i szybkie, a formalności można załatwić nawet bez wychodzenia z domu. W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak założyć własną działalność, jakie obowiązki się z tym wiążą i jakie korzyści płyną z prowadzenia firmy jednoosobowej. 

Czym jest jednoosobowa działalność gospodarcza?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najprostsza forma prawna prowadzenia firmy w Polsce. Może ją założyć każda osoba fizyczna, która chce legalnie wykonywać usługi, sprzedawać towary lub oferować inne formy zarobku. Właściciel JDG odpowiada za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem. Tego typu działalność nie wymaga posiadania wspólników, a decyzje podejmowane są jednoosobowo. JDG podlega wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), co umożliwia rozpoczęcie legalnej działalności.

Jak założyć własną firmę jednoosobową?

Założenie firmy jednoosobowej może wydawać się skomplikowane, ale w rzeczywistości jest to procedura szybka i nieskomplikowana. Pierwszym krokiem jest przygotowanie danych osobowych oraz określenie profilu planowanej działalności. Konieczne będzie również wskazanie kodów PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), które opisują zakres usług lub towarów oferowanych przez firmę. Następnie należy złożyć wniosek CEIDG-1. Można to zrobić osobiście w urzędzie miasta lub gminy, listownie lub przez internet. Wniosek ten jest jednocześnie zgłoszeniem do ZUS, urzędu skarbowego oraz GUS.

Jak założyć JDG przez internet?

Dzięki cyfryzacji administracji publicznej, założenie JDG można zrealizować całkowicie online. Wystarczy posiadać Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany, aby zalogować się na stronie www.biznes.gov.pl i wypełnić wniosek CEIDG-1. W formularzu online należy podać m.in. dane osobowe, adresy działalności, nazwę firmy, kody PKD oraz informacje dotyczące formy opodatkowania. Po złożeniu wniosku otrzymasz potwierdzenie rejestracji działalności oraz numer NIP i REGON.

Co musi zawierać nazwa firmy?

Nazwa jednoosobowej działalności gospodarczej musi zawierać co najmniej imię i nazwisko przedsiębiorcy. Może także zawierać dodatki opisowe, takie jak nazwa handlowa, skróty branżowe lub inne elementy wyróżniające firmę na rynku. Przykład poprawnej nazwy to: „Jan Kowalski Usługi Informatyczne”. Ważne jest, aby nie wprowadzać klientów w błąd co do rodzaju prowadzonej działalności. Nazwa firmy jest widoczna w CEIDG, na fakturach i w kontaktach z kontrahentami.

Zezwolenie na prowadzenie jednoosobowej działalności

Nie każda działalność wymaga zezwolenia. Jednak niektóre branże są objęte obowiązkiem uzyskania licencji, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej. Dotyczy to m.in. transportu, ochrony osób i mienia czy handlu alkoholem. Przed rozpoczęciem działalności warto sprawdzić, czy planowany zakres usług wymaga dodatkowych formalności. Aby to zrobić, przedsiębiorca powinien zapoznać się z odpowiednimi przepisami prawnymi, które wskazują, jakie działalności wymagają licencji lub koncesji. 

Warto także skontaktować się z odpowiednimi organami nadzorującymi daną branżę, na przykład Urzędem Transportu Kolejowego w przypadku działalności transportowej. Można również skorzystać z poradnictwa branżowego, oferowanego przez organizacje gospodarcze czy doradców podatkowych, którzy pomogą w ustaleniu, czy działalność wymaga specjalnych zezwoleń. Dodatkowo, informacje na temat działalności regulowanych można znaleźć na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). 

Brak wymaganego zezwolenia może skutkować karami finansowymi, a w skrajnych przypadkach – zamknięciem firmy.

Adresy w jednoosobowej działalności gospodarczej

W formularzu CEIDG należy wskazać adres głównego miejsca wykonywania działalności oraz adres do doręczeń. Mogą to być dwa różne miejsca. Adres może być lokalem mieszkalnym, biurem lub coworkingiem. Zmiana adresu wymaga aktualizacji danych w CEIDG, co również można zrobić online. Ważne jest, aby adres był aktualny i zgodny z rzeczywistym miejscem prowadzenia działalności.

Czy jednoosobową działalność gospodarczą musi mieć konto bankowe?

Posiadanie konta firmowego nie jest obowiązkowe, ale jest zdecydowanie zalecane. Dzięki osobnemu rachunkowi bankowemu można lepiej zarządzać finansami firmy, unikać pomyłek i uprościć księgowość. Dodatkowo niektóre transakcje, np. powyżej 15 000 zł, muszą być dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego. W przypadku korzystania z mechanizmu podzielonej płatności (split payment), rachunek musi być na liście tzw. białej listy VAT.

ZUS i VAT a jednoosobowa firma

Jeśli chodzi o VAT, to obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT powstaje, gdy roczny obrót przekroczy określony próg – w 2024 roku jest to 200 000 zł. Po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia się do VAT i naliczania podatku przy każdej transakcji. Rejestracja do VAT wiąże się także z obowiązkiem składania deklaracji VAT oraz przesyłania plików JPK do urzędu skarbowego.

Warto jednak rozważyć dobrowolną rejestrację do VAT jeszcze przed przekroczeniem limitu. Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza działających w modelu B2B, bycie czynnym płatnikiem VAT może być korzystne — pozwala bowiem na odliczanie podatku naliczonego przy zakupach i zwiększa wiarygodność firmy w oczach kontrahentów. Decyzja o rejestracji powinna być uzależniona od specyfiki działalności, rodzaju klientów oraz planowanej struktury kosztów i przychodów.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Nie każda jednoosobowa firma musi posiadać kasę fiskalną. Obowiązek jej posiadania uzależniony jest przede wszystkim od rodzaju świadczonych usług, formy sprzedaży (np. stacjonarna czy internetowa) oraz wysokości osiąganych przychodów. Ustawodawca przewiduje określone limity zwolnienia z obowiązku rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy, które co roku mogą ulegać zmianie. Zwolnienia te mogą dotyczyć m.in. sprzedaży wysyłkowej, usług świadczonych dla firm, czy działalności sezonowej.

W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca nie przekroczy ustawowego progu obrotu lub prowadzi sprzedaż na rzecz innych firm (a nie konsumentów), może być zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Należy jednak pamiętać, że lista wyjątków jest ściśle określona i nieprzestrzeganie tych przepisów może skutkować karami skarbowymi. Warto również zwrócić uwagę na fakt, że niektóre branże — np. gastronomia, mechanika pojazdowa czy usługi fryzjerskie — muszą stosować kasy fiskalne niezależnie od poziomu obrotu.

Działalność gospodarcza nierejestrowana – kiedy warto? 

Działalność nierejestrowana to opcja dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Aby z niej skorzystać, miesięczny przychód nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia brutto, co w praktyce oznacza kilkaset złotych. Taka forma działalności nie wymaga rejestracji w CEIDG, opłacania składek ZUS ani prowadzenia pełnej księgowości.

Działalność nierejestrowana pozwala legalnie świadczyć usługi i wystawiać rachunki, jednak nie daje prawa do wystawiania faktur VAT (chyba że przedsiębiorca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT z innego tytułu). To świetna opcja na start i sprawdzenie, czy dany pomysł na biznes ma potencjał rynkowy. Jest szczególnie polecana dla osób wykonujących rękodzieło, korepetycje, drobne usługi domowe czy sprzedaż online na małą skalę.

Warto pamiętać, że prowadząc działalność nierejestrowaną, nadal obowiązuje cię przestrzeganie przepisów dotyczących praw konsumenta, ewentualnych podatków dochodowych oraz posiadanie ewidencji przychodów. To rozwiązanie, które daje dużą swobodę, ale wymaga również odpowiedzialności i świadomości prawno-podatkowej.

Jak prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą w Tax Bit?

Tax Bit to nowoczesny program do fakturowania oraz kompleksowego zarządzania księgowością i podatkami online. Został stworzony z myślą o właścicielach jednoosobowych działalności gospodarczych, którzy cenią sobie prostotę, przejrzystość i automatyzację procesów księgowych. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi użytkownicy mogą w łatwy sposób wystawiać faktury, monitorować płatności, kontrolować koszty, generować pliki JPK oraz rozliczać VAT.

Platforma automatyzuje wiele kluczowych zadań, takich jak obliczenia podatkowe, przypomnienia o terminach czy archiwizacja dokumentów. Umożliwia również prowadzenie dokumentacji online, co eliminuje konieczność przechowywania papierowych faktur. Dzięki Tax Bit przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwijaniu swojego biznesu, zamiast tracić czas na złożoną księgowość.