Termin płatności faktury – co musisz wiedzieć?

Termin płatności faktury to jedno z kluczowych zagadnień w prowadzeniu biznesu, zarówno dla małych przedsiębiorstw, jak i dużych firm. Właściwe ustalenie terminu płatności wpływa na płynność finansową firmy, bezpieczeństwo transakcji oraz dobre relacje z kontrahentami. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest termin płatności, jak go obliczać, jakie obowiązują przepisy prawne, a także jakie rozwiązania warto zastosować, by skutecznie zarządzać płatnościami.

Czym jest termin płatności faktury?

Termin płatności faktury określa, do kiedy odbiorca powinien uregulować należność za dostarczone towary lub wykonane usługi. Jest to istotny element każdej transakcji handlowej, ponieważ wyznacza punkt odniesienia dla obu stron – sprzedawcy i nabywcy – w zakresie oczekiwań finansowych. Termin płatności może być zapisany bezpośrednio na fakturze lub wynikać z umowy między stronami.

Brak jasnego ustalenia terminu płatności może prowadzić do nieporozumień i opóźnień w regulowaniu należności. Dlatego przedsiębiorcy powinni pamiętać, że termin płatności to nie tylko formalność, ale również narzędzie do planowania przepływów finansowych i kontrolowania płynności firmy.

Kto ustala termin płatności na fakturze?

Termin płatności zazwyczaj ustala sprzedawca, który wystawia fakturę, ale w praktyce może on wynikać z wcześniejszej umowy między stronami transakcji. W wielu branżach przyjęte są standardowe terminy płatności, np. 14 lub 30 dni od daty wystawienia faktury, ale w przypadku indywidualnych ustaleń możliwe są inne rozwiązania.

Warto pamiętać, że w przypadku transakcji z przedsiębiorcami termin płatności może być negocjowany, ale nie może przekroczyć limitów określonych przepisami prawa. Natomiast w relacjach z podmiotami publicznymi obowiązują rygorystyczne regulacje ustawowe, które trzeba przestrzegać.

Jak obliczyć termin płatności faktury?

Obliczenie terminu płatności faktury polega na dodaniu liczby dni określonych w umowie lub na fakturze do daty jej wystawienia. Przykładowo, jeśli faktura wystawiona jest 1 października z 14-dniowym terminem płatności, termin zapłaty przypada na 15 października. W praktyce ważne jest, aby uwzględnić, że termin kończy się w dniu wskazanym w fakturze, a nie w kolejnym dniu roboczym.

Warto też pamiętać o różnych formach liczenia terminów w zależności od rodzaju transakcji – czasami przyjmuje się datę dostarczenia towaru lub zakończenia usługi jako punkt wyjścia, a nie datę wystawienia faktury. Coraz więcej firm korzysta z TaxBit – profesjonalnego programu online do wystawiania faktur, który automatycznie oblicza terminy płatności i wysyła przypomnienia dla kontrahentów. 

Najpopularniejsze terminy płatności w praktyce

W polskich przedsiębiorstwach najczęściej stosowanymi terminami płatności są 7, 14, 21 lub 30 dni. Dłuższe terminy, np. 60 lub 90 dni, spotykane są głównie w dużych kontraktach B2B lub w branżach o wysokiej wartości transakcji. Krótsze terminy płatności z kolei stosowane są przy sprzedaży detalicznej lub w przypadku klientów o niesprawdzonej historii płatniczej.

Maksymalne terminy płatności – przepisy prawne

Polskie prawo reguluje maksymalne terminy płatności w transakcjach handlowych między przedsiębiorcami. Zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, standardowy termin płatności nie może przekraczać 60 dni kalendarzowych, chyba że strony umówią się inaczej i nie będzie to rażąco niekorzystne dla wierzyciela. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli firmy ustalą dłuższy termin, wierzyciel może mieć prawo dochodzić swoich roszczeń.

Warto pamiętać, że przepisy te mają na celu ochronę płynności finansowej przedsiębiorstw i ograniczenie praktyk opóźniania płatności. Przestrzeganie maksymalnych terminów płatności jest szczególnie istotne w relacjach z kontrahentami, którzy są w słabszej pozycji rynkowej, np. małymi firmami współpracującymi z dużymi podmiotami.

Termin płatności w transakcjach z podmiotami publicznymi

Transakcje z podmiotami publicznymi, takimi jak urzędy czy jednostki samorządowe, podlegają jeszcze bardziej restrykcyjnym regulacjom. Zgodnie z prawem, termin płatności nie może przekraczać 30 dni od daty otrzymania faktury lub dostarczenia towaru/usługi. W szczególnych sytuacjach ustawodawca dopuszcza przedłużenie tego terminu do 60 dni, ale tylko przy jasno określonych przesłankach.

Dla przedsiębiorców współpracujących z administracją publiczną ważne jest, aby dokładnie weryfikować przepisy i regulaminy, ponieważ nieprzestrzeganie tych zasad może prowadzić do opóźnień w płatnościach i problemów finansowych. Znajomość tych regulacji pomaga też w planowaniu przepływów pieniężnych i negocjacjach warunków kontraktów.

Co zrobić, gdy na fakturze nie ma terminu płatności?

Jeżeli faktura nie zawiera określonego terminu płatności, przepisy prawa przewidują, że należy zastosować termin ustawowy. W przypadku transakcji między przedsiębiorcami jest to 30 dni od daty doręczenia faktury lub otrzymania towaru/usługi. Oznacza to, że brak zapisu nie zwalnia kontrahenta z obowiązku uregulowania należności, ale ustala domyślny punkt odniesienia.

W praktyce warto jednak zadbać, aby każda faktura zawierała wyraźnie określony termin płatności. Ułatwia to kontrolę finansów, minimalizuje ryzyko sporów i pozwala w razie potrzeby naliczyć odsetki za opóźnienia. Przedsiębiorcy często stosują w tym celu gotowe szablony faktur w programie online do wystawiania faktur, który automatycznie wstawia termin płatności i przypomnienia dla odbiorcy.

Czy można zmienić termin płatności po wystawieniu faktury?

Zmiana terminu płatności po wystawieniu faktury jest możliwa, ale wymaga zgody obu stron. Najczęściej odbywa się to poprzez wystawienie faktury korygującej lub dodatkowego aneksu do umowy. Ważne jest, aby wszystkie zmiany były udokumentowane, co zabezpiecza interesy sprzedawcy w przypadku ewentualnych sporów.

Należy pamiętać, że jednostronne wydłużenie terminu przez odbiorcę bez zgody sprzedawcy jest nieważne i nie zwalnia go z obowiązku zapłaty w pierwotnym terminie. Dlatego przedsiębiorcy powinni zawsze formalnie potwierdzać zmiany i wprowadzać je w systemach księgowych lub programach do fakturowania.

Odroczony termin płatności – kiedy jest możliwy?

Odroczony termin płatności to sytuacja, w której sprzedawca zgadza się na opóźnienie płatności w stosunku do standardowego terminu. Jest on często stosowany w handlu B2B jako element negocjacji kontraktowych lub w przypadku stałych klientów o dobrej historii płatniczej. Odroczenie płatności może też występować jako forma kredytu kupieckiego, czyli pożyczki udzielanej przez sprzedawcę odbiorcy.

Przy ustalaniu odroczonego terminu płatności warto dokładnie określić jego warunki w umowie, w tym datę wymagalności, ewentualne odsetki za zwłokę oraz konsekwencje braku płatności. Taka praktyka minimalizuje ryzyko finansowe i umożliwia obu stronom lepsze planowanie przepływów pieniężnych.

Odsetki za przekroczenie terminu płatności

Jeżeli odbiorca nie ureguluje należności w terminie, sprzedawca ma prawo naliczyć odsetki za zwłokę. Ich wysokość zależy od rodzaju kontrahenta i regulacji ustawowych – dla przedsiębiorców są to odsetki ustawowe, natomiast w przypadku transakcji z podmiotami publicznymi obowiązują odsetki określone w ustawie.

Naliczanie odsetek nie tylko rekompensuje straty finansowe wynikające z opóźnienia, ale także działa prewencyjnie, motywując odbiorców do terminowych płatności. W praktyce wiele firm korzysta z programów do fakturowania, które automatycznie obliczają odsetki i przypominają o zaległych należnościach.

Przedpłata, zaliczka i kredyt kupiecki – rodzaje płatności

W praktyce gospodarczej wyróżnia się kilka podstawowych rodzajów płatności: przedpłatę, zaliczkę i kredyt kupiecki. Przedpłata oznacza, że klient uiszcza pełną kwotę przed realizacją dostawy lub usługi, co minimalizuje ryzyko dla sprzedawcy. Zaliczka natomiast to część należności wpłacana wcześniej, a reszta płatna po wykonaniu zamówienia.

Kredyt kupiecki to forma odroczonej płatności, w której sprzedawca udziela odbiorcy dodatkowego czasu na uregulowanie faktury. W praktyce stosowanie różnych metod płatności pozwala dostosować transakcje do specyfiki branży, kondycji finansowej klienta oraz strategii zarządzania ryzykiem.

Co sprawdzić przed ustaleniem terminu płatności?

Przed ustaleniem terminu płatności warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych czynników. Po pierwsze, należy ocenić wiarygodność finansową kontrahenta – firmy często korzystają z baz danych i raportów kredytowych, aby uniknąć problemów z opóźnionymi płatnościami. Po drugie, należy wziąć pod uwagę przepływy pieniężne własnej firmy i możliwości regulowania zobowiązań wobec dostawców. Dobrą praktyką jest również uwzględnienie standardów branżowych i oczekiwań klientów. 

Faktoring jako rozwiązanie przy krótkich terminach płatności

Faktoring to usługa finansowa, która pozwala firmom uzyskać natychmiastową płynność finansową, nawet jeśli termin płatności faktury jest długi. Polega na sprzedaży faktur firmie faktoringowej, która natychmiast wypłaca określony procent wartości faktury, a następnie inkasuje należność od odbiorcy.

To rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla małych i średnich przedsiębiorstw, które mają ograniczone zasoby finansowe i muszą regulować swoje zobowiązania w krótkim czasie. Faktoring pozwala uniknąć problemów z płynnością i utrzymać stabilność finansową, nawet przy wydłużonych terminach płatności stosowanych w transakcjach B2B.